Automatic staff scheduling: 7 ways to have scheduling software do your job for you
Workforce scheduling is not an easy job. It takes a lot of time and thought to create an efficient schedule that makes everyone happy. Fortunately, you can now call in the help of excellent software to assist you. With a workforce scheduling tool, you can automate a large part of your workforce scheduling efforts, saving time, optimising staffing levels and reducing staffing costs. Here are 7 ways in which workforce scheduling software can make your life easier.
1. Standaardrooster: met één klik een ingevuld rooster
Met een online personeelsplannertool kun je één of meerdere standaardroosters aanmaken. Deze rolt je per week uit. In zo’n standaardrooster geeft je aan welke diensten terugkerend moeten worden ingevuld én wie daarop moet worden ingepland. Is een vaste medewerker ziek of op vakantie? Of wordt een dienst flexibel ingevuld? Je ziet in een oogopslag welke diensten nog openstaan.
2. Voorspel de benodigde capaciteit
Met online personeelsplanningsoftware creëer je makkelijk forecasts aan de hand van historische data en weersverwachtingen. Door gebruik te maken van onze slimme koppelingen kun je data vanuit jouw andere systemen in booq Personeelsplanner schieten. Met al deze waardevolle data voorspel je nauwkeurig de benodigde capaciteit en zorg je voor een optimale bezetting. Zodra je iemand inplant berekent booq Personeelsplanner de personeelskosten op basis van zijn of haar uurloon. Zo zie je direct of je binnen het budget blijft.
3. Participerend roosteren: de medewerker aan de knoppen
Zelfroosteren is enorm aan populariteit aan het winnen. Zelfroosteren zorgt voor een grote tijdsbesparing voor de planner. Medewerkers dragen nu namelijk zelf (een deel van) de verantwoordelijkheid. Ook zorgt het voor een hogere betrokkenheid van medewerkers. Zij hebben meer invloed op het rooster en zien het grotere plaatje beter. Bovendien kunnen ze hun werk/privébalans beter in de gaten houden, met minder verzuim als gevolg.
Dankzij de personeelsplanning-app kun je medewerkers op verschillende manieren invloed geven op hun rooster. Bijvoorbeeld door ze aan te laten geven wanneer ze wel en juist niet willen werken. Of door ze de mogelijkheid te bieden om te reageren op open diensten en zelf diensten te ruilen. Ook kun je ze door middel van de app inzicht geven in hun verlofsaldo, overuren en toeslagen. Je kiest als werkgever zelf in welke mate je zelfroosteren doorvoert.
4. Registreer uren automatisch en stuur alles met één klik naar uw salarisadministratie
Dankzij online personeelsplanningsoftware worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd. Dat kan via onze app of met de NOA, ons slimme kloksysteem. Met een persoonlijke pas (zoals een OV-chipkaart of pinpas) klokken medewerkers snel in en uit. Overuren, toeslagen en verlofuren worden automatisch berekend en verwerkt. Zo verzamel je alle gegevens die je nodig heeft voor de salarisadministratie op één plek. En door onze slimme koppelingen stuur je ze met één klik door naar uw loonadministratiesoftware.
Bovendien krijg je automatisch een seintje als je niet aan wetgeving, zoals de Arbeidstijdenwet voldoet. Ook met de CAO-regels houdt booq Personeelsplanner automatisch rekening. Je kunt zelfs verschillende CAO-regels per medewerker selecteren. Zo voorkom je fouten en daarmee boetes of andere problemen.
5. Automatiseer alles rondom verlof
In booq Personeelsplanner is alles rondom verlof geautomatiseerd. Je medewerkers kunnen via de app zelf verlof aanvragen. Keur je de verlofaanvraag goed? Dan wordt deze automatisch verwerkt in de planning. De diensten waarop de medewerker tijdens de verlofperiode stond ingepland springen open, zodat je meteen ook ziet welke gaten in de personeelsplanning ontstaan. Ook het verlofsaldo wordt automatisch bijgewerkt. In een automatisch gegenereerde rapportage zie je in één oogopslag wie er wanneer verlof hebben aangevraagd.
6. Automatisch inzicht in handige planinformatie
Tijdens het plannen heb je snel toegang tot waardevolle informatie. Je ziet bijvoorbeeld je verwachte omzet, budget, het weer en informatie die je vanuit jouw andere systemen in booq Personeelsplanner schiet. Ook informatie over jouw personeel heb je direct bij de hand. Denk aan beschikbaarheid, certificaten, en overurensaldi. Zo creëert je moeiteloos de meest optimale planning.
7. Een personeelsplanning op basis van AI
Artificial intelligence maakt een flinke opmars. Dit vertaalt zich dat in automatisch plannen. Hier krijgen wij steeds vaker vragen over, maar voor veel organisaties is dit nog een stap te ver. Daarvoor moeten we er namelijk eerst voor zorgen dat je de juiste data gaat verzamelen. Deze stap is bij ons in ontwikkeling. Hierover later meer.
