Waarnemen, intuïtie en data: zo bouwt én behoudt Evert-Jan van den Hoed succesvolle horecazaken

Roast: slimme conceptwijziging van ‘kip en bier’ naar bíjna fine-dining

“Ik was al een aantal jaar eigenaar van Kelder65, de cocktailbar onder Roast toen ik Roast in 2017 opende. We begonnen destijds als een no-nonsens zaak waar kip van de grill en zelf te tappen bier de hoofdrol speelden, maar als snel realiseerde ik me dat dit concept niet het juiste was. Het volume van de zaak, met binnen 140 couverts en op het terras ruimte voor 350 gasten, is groter dan de doelgroep die je trekt met een dergelijke insteek. Niet iedereen heeft natuurlijk zin in een halve kip en bier. Toen ik in de cijfers dook, was de conclusie dat slechts 25% van de dineromzet door de Roast Kip kwam en dat andere gerechten juist erg populair waren. Dat gaf de doorslag om iets totaal anders te gaan doen, dat aantrekkelijk is voor een breder publiek.”

“Daarnaast viel het op dat de grote biertafels voor 16 personen niet populair waren. Reserveringen wilden daar niet zitten en we zagen dat ook walk-ins er niet graag plaatsnamen. Als je zoiets waarneemt moet je in de data duiken en een rekensom maken. Wat is de omzet van die biertafel, wat is dan de omzet per stoel, en hoe zit dat bij de kleinere tafels er omheen? Mijn vermoeden werd bevestigd. De omzet van de grote biertafel was lager dan van omliggende tafels. Dan weet je dus dat je dingen moet veranderen om tot een beter resultaat te komen. Ze je op die plek een paar kleinere tafels neer, dan kan dat wel een ton extra omzet per jaar betekenen.”

“Die biertafels en de kip gingen eruit en we kozen voor een insteek waar we, mijn team, partner en ikzelf, het meest vrolijk van worden: een culinaire smaakbeleving, met mooie, vers bereide gerechten, perfect bij elkaar passend en met een hoog servicelevel. Je kunt Roast plaatsen aan de bovenkant van het middensegment. We zijn geen stijf fine-dining restaurant, maar we bieden wél de kwaliteit en service die je daar zou verwachten. Door de informele en ruimere setting is het toegankelijker voor een groter publiek. Dit bleek een goede keuze. Na de wijzigingen stegen zowel de bezoekersaantallen als de omzet en het rendement significant.”

It Foarûnder: stap 1: Informatie verzamelen en leren

“Afgelopen jaar kreeg ik de kans om It Foarûnder over te nemen. Een voor mij bekende zaak – aangezien ik er in het verleden gewerkt heb – op een bijzondere locatie: het Starteiland te Sneek. Die locatie biedt zowel voordelen als uitdagingen. Het is er prachtig en druk met mooi weer, maar als het guur en nat is heb je er simpelweg niets te zoeken. Dan ga je rekenen: wat zijn de kosten en prognoses? In het beste geval kunnen we zo’n 9 maanden per jaar open. Daarnaast biedt het fantastische mogelijkheden voor feesten en partijen, dus we besloten het te doen.”

“In 2023 zijn we zoveel mogelijk open geweest om data te verzamelen. Om goed te kunnen kijken wat er gebeurt en daar lering uit te trekken. We hebben al veel tevreden gasten mogen ontvangen en hele gave dingen meegemaakt, zoals de Sneekweek, het Skûtsjesilen en diverse bedrijfsfeesten en bruiloften. It Foarûnder is een toplocatie voor iedereen die wil onthaasten aan het water en voor zowel grote als kleine events. We hebben de winter benut om de zaak flink op te frissen en kunnen niet wachten om de deuren eind maart weer te openen!”

Ondernemersplicht: een goede bedrijfsvoering voeren

“Als ondernemer voel ik een sterke verantwoordelijkheid, vooral naar mijn personeel. Succesvol worden en blijven begint bij een goed personeelsbeleid en betrokkenheid. Daarom vind ik het belangrijk om te zien wat er allemaal gebeurt in de zaak. Alleen dan kun je je team coachen. Daarnaast moet je uiteraard sturen op cijfers. De personeelskosten, inkoop, marges; alles moet op orde zijn. En als dat niet zo is, moet je actie ondernemen. Naast wat ik waarneem op de vloer, speelt data ook een hele belangrijke rol. Tools zoals booq BI en de Personeelsplanner hebben het een stuk makkelijker gemaakt om grip op de bedrijfsvoering te krijgen.”

Tip 1. Kijk kritisch naar je openingsdagen en tijden

“Begin met het goed inzichtelijk krijgen van je drukke en rustige dagen en tijden. De BI-tool van booq is daarbij echt top. Ik kan alle analyses die ik nodig heb daaruit halen en veel sneller schakelen. Is op omzet structureel lager dan we willen op een bepaalde dag, dan houden we de deuren die dag gewoon dicht. Is het in de ochtend of later op de avond rustig? Dan kun je wellicht later openen en eerder sluiten, of juist iets doen om die momenten meer gasten te trekken. Op basis van de data van afgelopen jaar, weten we nu precies welke dagen It Foarûnder open moet en welke dagen alleen op reservering. Bij Roast zijn we, buiten het hoogseizoen, op maandag gesloten. We draaien dan slechts 4 à 5 % van de weekomzet en die ene dag waarop het hele team vrij is, brengt heel veel rust in het team en in de planning. Dat is ook heel waardevol.”

Inzicht per wijk/terras
“Dankzij de BI-tool heb ik niet alleen inzicht in de prestaties per locatie, maar ook specifiek per wijk. Zo weet ik precies welke wijken in welke periode en op welke tijdstippen omzet draaien, wat van invloed is op onze openingstijden en personeelsplanning. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om medewerkers in mei op het binnenterras in te plannen als er voldoende plek is op het terras aan de voorkant. Dan leggen we daar de focus op dat terras, zodat daar de omzet goed is. Eigenlijk is het gewoon een rekensommetje.”

Tip 2. Zorg dat je personele kosten en omzet in balans zijn

“Er zijn eigenlijk maar twee scenario’s: je personeelscijfer is goed, of niet. Als je de cijfers analyseert en de patronen wat betreft drukte weet, kun je ook gericht personeel inplannen en je personeelscijfer op niveau houden. De booq Personeelsplanner geeft ons realtime inzicht in het personeelscijfer en helpt ons om de juiste planning te maken op basis van alle verzamelde data. Dankzij de koppeling met booq Tafelreservering zie ik bijvoorbeeld ook het aantal reserveringen, zodat ik ook daar rekening mee kan houden. Resultaten uit het verleden bieden echt waardevolle informatie voor de juiste afstemming. Als voorbeeld: uit de historische data blijkt dat het op Koningsdag al vroeger druk is dan. Dan plannen we die ochtend dus meer mensen in dan normaal.”

Tip 3. Kies een gebruiksvriendelijk kassasysteem

“Snel en soepel bestellingen opnemen is essentieel voor een hoog serviceniveau. Bij It Foarûnder werkten ze al met kassasysteem booq POS. Bij Kelder65 en Roast werkten met Vectron, maar toen we merkten hoe gebruiksvriendelijk booq is stapten we over. De jongere generatie is natuurlijk opgegroeid met touchschermen en swipen. Dat sluit perfect aan bij de manier waarop booq is opgebouwd. Nieuwe medewerkers kunnen hierdoor veel sneller met de booq kassa en handheld aan de slag. Ik heb zelf lang met Vectron gewerkt. Het was daarom natuurlijk wel even wennen, maar ik ben erg blij met de overstap naar booq. Vooral de backoffice is veel overzichtelijker.”

Tip 4. Bekijk je omzet op detailniveau

“Zoals ik eerder al zei is goed analyseren en observeren cruciaal om goed te kunnen ondernemen. Ik zie constant dingen gebeuren in de zaak en toets dat dan op basis van de cijfers. Zo constateerde ik dat de grote biertafels minder omzet genereerden dan de kleinere tafels er omheen. Door die biertafels te vervangen steeg de omzet.”

“Het is ook waardevol om te kijken naar de omzet op medewerkersniveau. Als je ziet dat twee medewerkers op hetzelfde moment, in de dezelfde wijk structureel een flink omzetverschil hebben, moet je daar induiken. Hoe pakken zij dingen aan en wat kunnen ze van elkaar leren? Ik vind het heel belangrijk om mijn personeel te trainen, om uit te leggen hoe we dingen doen en waarom. Ik nodig medewerkers daarom ook regelmatig uit om in de zaak te eten. Zodat ze zélf ook ervaren hoe de gastvrijheid wordt verleend.”

Tip 5. Vernieuw je kaart geleidelijk

“We willen bij Roast blijven vernieuwen. Daarom vervangen we wekelijks een gerecht op de kaart door iets nieuws. Het is een hele bewuste keuze om niet meer rigoureus 4 keer per jaar de gehele kaart te vervangen. Deze geleidelijke aanpak biedt veel meer rust voor onze keuken- en bedieningsmedewerkers. Het minimaliseert stress en onrust, terwijl het tegelijkertijd zorgt voor een constante kwaliteit en beheersbare voorraad en inkoop. Én op deze wijze heb je aan het eind van het jaar je kaart ook vier keer vervangen, maar dan zonder chaos.”

Tip 6. Laat gasten reserveren met aanbetaling

“Wij maken al geruime tijd gebruik van booq Tafelreservering, waardoor gasten eenvoudig via onze website kunnen reserveren. Aanvankelijk was dit om enerzijds het aantal telefonische reserveringen terug te dringen en daardoor tijd te besparen. Anderzijds om een helder overzicht te krijgen, want dat is met een papieren agenda simpelweg niet mogelijk. Vanwege een hoog aantal no-shows en late annulering zijn we gaan werken met een aanbetaling van 15 euro per persoon en dat werkt voor ons heel mooi. Hoewel het aantal telefonische reserveringen iets is toegenomen, wordt ruim 80% van tevoren gereserveerd en aanbetaald. Dit geeft ons veel meer rust en zekerheid en dus een veel prettigere werkwijze.”