Lucratieve data voor de horeca: 4 toepassingen voor de werkvloer

Data is een toverwoord. Maar veel horecaondernemers weten niet hoe te beginnen als het gaat om het analyseren en interpreteren van data. Het goede nieuws: je kunt stapje voor stapje beginnen. “Het monitoren van verkoopdata uit je kassasysteem of het maandelijkse winst- en verliesrapport uit je boekhoudpakket levert al direct inzichten op. Aanvankelijk vergelijk je de ontwikkeling van je omzet meerdere dagen, meerdere locaties of seizoenen. Daarmee kun je al voorspellingen doen voor volgend jaar. Bijvoorbeeld hoeveel personeel je moet inzetten tijdens het zomerseizoen.

Weet dat door het ontstaan van systemen waarmee je alle data samenbrengt, je een integraal perspectief krijgt van je bedrijf. Door je kassasysteem te verbinden met je personeelsplanningstool, keukensoftware, voorraadmanagement en boekhoudsoftware kun je processen nog beter begrijpen, verklaren en vertalen naar concrete acties op de werkvloer. Je “probleemgebieden” bepalen waar je inhoudelijk de focus wil leggen.

1) Data gebruiken voor je omzet

Waarom is mijn omzet lager ten opzichte van mijn doel? Het antwoord kan zijn: minder gasten of een lagere gemiddelde besteding per gast. Hoeveel producten moet je upsellen om die gemiddelde besteding vervolgens omhoog te krijgen? Dat is een voorbeeldvraag die business intelligence software kan beantwoorden. Vervolgens ben jij als ondernemer aan zet. Door upselltraining te geven aan je personeel en verkoopsuggesties te doen, kunnen er meer drankjes worden verkocht of juist toch dat broodje als starter vooraf. Als je er een spelletje van maakt, merk je dat medewerkers intrinsiek gemotiveerd worden en er écht voor gaan.

2) Data gebruiken voor je personeel

Waarom is mijn loonkostenpercentage hoger ten opzichte van mijn doel? Het antwoord kan zijn: een lagere omzet al dan niet gecombineerd met te veel gewerkte uren en/of een hoger gemiddeld uurloon. Door gebruik van data kan het fitted inplannen van je personeel een boost krijgen. Op basis van je omzetbudget en targetproductiviteit zie je al tijdens het plannen hoeveel uur je budgetwise per afdeling kunt inplannen. Zo weet je proactief dat er 2 uur minder ingezet kan worden, zodat achteraf niet blijkt dat je situaties verkeerd hebt ingeschat.

Voorbeeld: tussen 14:00 en 15:00 verwacht ik €500 foodomzet te draaien. Met een targetproductiviteit van €100 kom ik op 5 medewerkers voor de keuken. Deze roostersuggestie wordt vervolgens vergeleken met het aantal geplande uren uit de personeelssoftware. Als daar 6 medewerkers ingepland staan, dan krijg je een melding dat de targetproductiviteit niet behaald kan worden. Op deze manier kan een bedrijfsleider de personeelsplanning proactief optimaliseren. Natuurlijk moet je je hier niet blind op staren en rekening houden met zaken zoals mise-en-place, openings- en sluitingsactiviteiten. Dit gezegd hebbende, dwingt deze datagedreven methode je om je processen kritisch onder de loep te nemen en waar mogelijk te verbeteren. Je ziet namelijk precies hoeveel het zesde personeelsuur tussen 14:00 en 15:00 jou op weekbasis kost.

Inzichten uit data dat je kassasysteem per werknemer verzamelt, zijn ook bruikbaar om je personeel persoonlijk te coachen en prestaties te verbeteren. Denk aan gegevens als de gemiddelde transactiewaarde, bestverkochte artikelen en terrasverkoop.

3) Data gebruiken voor je inkoop

Dat je inkooppercentage te hoog is, zie je vaak achteraf. Waarom is het inkooppercentage hoger ten opzichte van het doel? Het antwoord kan van alles zijn: te veel waste, verkeerde portionering, derving. Door inzichten uit verkooptrends (aangeslagen producten) te vergelijken met het werkelijke verbruik per ingrediënt (beginvoorraad + inkoop – eindvoorraad) krijg je indicatoren waar de problemen liggen. Vaak wordt een inkoopverschil van 5% veroorzaakt door 5 à 10 ingrediënten. Door deze ingrediënten als team te monitoren en beter in te kopen, kun je inkoopverschillen doelgericht minimaliseren. Dat zorgt niet alleen voor minder waste en grip op je marges maar ook voor tijdwinst. Je keukenbrigade is minder tijd kwijt aan tellen en bestellen en kan zich focussen op de mise-en-place, oftewel de kernactiviteiten in de keuken.

Je kunt zover gaan als je zelf wil. Als je je inkoop beheert in een voorraadmanagementsysteem en koppelt met andere systemen kun tot op ingrediëntniveau alles registreren. Je kunt portie groottes analyseren door ingekochte ingrediënten te vergelijken met verkochte gerechten. Ook helpt data je om strategisch keuzes te maken wanneer de inkoop niet bij de schaalbaarheid of snelle groei past.

4) Data gebruiken voor je concept

Data lokt uit om met een andere mindset om naar je concept te kijken. Zo kun je experimenten opzetten om je concept te tweaken. Stel dat er onder je horecagroep meerdere concepten vallen, dan kun afhankelijk van het publiek en drukte keuzes maken welke het concept het meest succesvol op een locatie kan werken. Ook kan data het besluit voeden om je culinaire formule te veranderen als blijkt dat je marges niet goed zijn. En maak je de keuze van à la carte naar shared dining. Of van all inclusive naar betalen per ronde.”

Een laatste tip: “Als je verschillende systemen niet goed integreren dat is dat heel onhandig. Betrouwbare integraties zijn essentieel om de mogelijkheden van data en Business Intelligence goed te benutten. Maak je gebruik van kassasysteem booq POS en personeelsplannersoftware booq Personeelsplanner, dan zit je sowieso goed. Data is altijd valide en compleet. En dat geeft vertrouwen!”

YourBI zorgt er voor dat horecabedrijven dagelijks op data onderbouwde besluiten kunnen nemen. Hun implementatie van stuurinformatie benutten, verkregen uit de data-analyse van dashboards, is een bewezen strategie om groeiambities te realiseren.