Nooit meer handmatig toeslagen verwerken in de horeca

Wat zijn horeca toeslagen?

Toeslagen zijn de extra betalingen die horecamedewerkers ontvangen boven op hun standaardsalaris. Deze toeslagen zijn van toepassing wanneer er gewerkt wordt onder specifieke omstandigheden of situaties. De exacte regels en bedragen verschillen per land, CAO, arbeidsovereenkomst en het bedrijfsbeleid. Hieronder vind je een overzicht van de in de horeca geldende toeslagen op gewerkte uren:

• Horeca avond toeslag en nachttoeslag

Medewerkers die in de horeca werken bij een hotel of café hebben vaak onregelmatige diensten. Als medewerkers ‘s avonds of ’s nachts werken, kunnen ze recht hebben op een toeslag boven op hun normale loon. De toeslag van 10% op elk uurloon ontvangen ze dan vanwege de minder gunstige werktijden. De dienst moet dan wel bestaan uit aaneengesloten uren tussen 0:00 uur en 6:00 uur. De huidige horeca cao kent geen weekend toeslag of zondag toeslag.

• Horeca feestdagen toeslag

Erkende feestdagen zijn geen extra betaalde vrije dag (zoals een vakantiedag). In de CAO horeca is wel een extra vergoeding opgenomen als medewerkers op feestdagen werken. Deze dagen, zoals Kerstmis of Nieuwjaarsdag, zijn namelijk speciale werkdagen. Een dienst begint dan op de feestdag met uitloop van de dienst na 24:00 uur. Als compensatie geldt of tijd voor tijd (voor elk uur 1 uur vervangend doorbetaald vrije tijd) of als tijd voor tijd binnen 3 maanden na de feestdag niet mogelijk is: 50% toeslag op het uurloon. Valt de feestdag op jouw standaard roostervrije dag of is het horecabedrijf gesloten, dan ontvangen je geen compensatie. Is het wel je werkdag maar is het bedrijf gesloten op de feestdag, dan ben je doorbetaald vrij.

• Horeca overwerk toeslag

In de horeca CAO zijn afspraken opgenomen over overwerk. Als medewerkers extra uren maken naast hun reguliere werktijden, kunnen ze in aanmerking komen voor een speciale overwerktoeslag. Hierbij geldt dat overuren in eerste instantie worden vergoed in de vorm van vrije tijd: 1 uur overwerk is 1 uur vrije tijd. Na een jaar berekende overuren dienen in de daaropvolgende 13 weken gecompenseerd te worden. Lukt dit niet, dan moeten de resterende overuren uiterlijk in de maand na afloop van deze periode tegen 100 procent vergoeding aan de medewerker worden uitbetaald.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van toeslagen?

Als het gaat om het bijhouden van overuren en het verwerken van toeslagen, verschilt het per horecazaak wie hier verantwoordelijk voor is.

Medewerkers

Het is de verantwoordelijkheid van je horeca personeel om er zelf voor te zorgen dat gewerkte uren nauwkeurig worden bijhouden en eventuele overuren of extra uren worden doorgegeven aan jou als werkgever. De urenregistratieklok is hiervoor een uitkomst. Dit kloksysteem houdt exact en automatisch de overuren bij.

De werkgever

Het is de verantwoordelijkheid van de horeca werkgever om de uren van de medewerkers bij te houden, alsmede eventuele toeslagen op basis van de geldende regels en overeenkomsten (zoals cao’s of arbeidsovereenkomsten) te berekenen, en correct te verwerken in de salarisadministratie.

Salarisadministratie

In veel horecabedrijven verwerkt de salarisadministratieafdeling of een externe salarisadministrateur alle salarissen en toeslagen. Zij zien toe op het juist vertalen van bepaalde gewerkte uren naar de toeslagen die van toepassing zijn. De salarisadministratie berekent de geldende toeslagen en regelt de uitbetaling van het juiste bedrag aan de medewerkers. Uiteraard is het belangrijk dat werkgevers en medewerkers beide weten wie wanneer recht heeft op bepaalde toeslagen. Dit staat vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

Vanaf nu doen we het anders: toeslagen automatiseren!

Er verschillende manieren om horeca toeslagen op gewerkte uren te automatiseren. Dit is afhankelijk van de complexiteit van de berekeningen en de beschikbare tooling om te plannen en uren te registeren.

• Regel gebaseerde automatisering in personeelsplanner software

Als de regels voor het berekenen van toeslagen horeca op gewerkte uren relatief eenvoudig zijn, kun je een regel gebaseerde automatiseringsmethode gebruiken. Hierbij schrijf je regels in de vorm van “als-dan” verklaringen om te bepalen wanneer en hoe toeslagen worden toegepast. Deze regels kunnen worden geïmplementeerd in programmeercode of in een spreadsheet.

• Tijdregistratiesysteem

Gebruik een tijdregistratieklok waar je medewerkers hun gewerkte uren op kunnen bijhouden. Moderne tijdregistratiesystemen kunnen vaak automatisch toeslagen berekenen op basis van vooraf ingestelde regels en tarieven. Zo’n systeem kan ook rekening houden met variabelen zoals werktijden, overuren, weekendwerk, feestdagen, etc.

• API-integratie

Als je bestaande systemen hebt voor tijdregistratie en salarisadministratie, maar ze bieden geen geautomatiseerde toeslagenberekening, kun je proberen om hun functionaliteit uit te breiden door API-integraties te gebruiken. Via API’s kunnen verschillende systemen gegevens uitwisselen, waardoor je de berekening van toeslagen op gewerkte uren kunt automatiseren.

• Machine learning

In geval van complexe toeslagberekeningen waarbij verschillende factoren in aanmerking moeten worden genomen, kan machine learning oftewel AI worden toegepast. Door historische gegevens te gebruiken, kan een machine learning-model leren en toeslagen voorspellen op basis van verschillende parameters, zoals werktijden, werkdagen, functie, etc.

Automatisch toeslagen verwerken: wat is het belangrijkste?

Het automatiseren van horeca toeslagen op gewerkte uren vereist dat de regels voor het toepassen van de toeslagen nauwkeurig worden vastgesteld en correct ingesteld. Wil je meer leren over hoe gebruiksvriendelijke personeelsplanner software jou kan helpen en jij toeslagen nooit meer handmatig hoeft te berekenen? Neem dan vrijblijvend contact op voor een gesprek met onze Personeelsplanning-experts.