Strategische personeelsplanning horeca: zo begin je
Zit er een doordachte aanpak achter jouw personeelsplanning? Ondernemers die een strategische personeelsplanning maken, hebben een voorsprong op ondernemers die hier geen aandacht aan besteden. Bij een strategische planning houd je tijdens het plannen rekening met een aantal belangrijke factoren én met de toekomst. Benieuwd hoe jij voordeel kan plukken van personeelsplanning software horeca? Doorloop de volgende stappen.
1. Een passende strategie bij jouw bedrijfsformule
Als ondernemer werk je volgens een bepaalde formule, een bepaald uitgedacht concept. Je stelt doelen omdat je een bepaald idee hebt waar je naar toe wil met je bedrijf. Doe je dat niet? Neem dan regelmatig de tijd om aan je concept te werken. Dan weet je wat je wil bereiken en wanneer, en kun je eventuele veranderingen aanbrengen. Je personeelsplanning stel je in op deze bedrijfsformule.
2. Toekomstgericht ondernemen
Bij stap 1 kijk je naar de situatie van nu. Maar de toekomst is dichtbij. Het is essentieel om te sturen op belangrijke KPI’s die voortvloeien uit je dagelijkse bedrijfsvoering. En dat niet alleen; ook ontwikkelingen uit de markt neem je mee.
- Trends: iedere niche ontwikkelt zich in een recordtempo. De horeca helemaal. Het is altijd goed om bij te blijven met de laatste ontwikkelingen. Of dit nu om de juiste technische tools gaat of het assortiment. Jij bepaalt of je een leider of volger bent. En dit heeft invloed op je personeelsplanning.
- Arbeidsmarkt: we kampen al jaren met een flink personeelstekort in de horeca. Gekwalificeerde krachten zijn moeilijk te vinden. Elke zaak lijkt op zoek naar nieuwe medewerkers. Hoe ruim je in het aantal krachten zit, bepaalt de inzet en is dus van invloed op je horeca personeelsplanning.
- Economische en maatschappelijke ontwikkelingen: als we het over onzekere punten hebben, dan is dit er een van. Dat hebben we allemaal gemerkt de afgelopen jaren. Als de economie en maatschappij vol open bloeien, dan zullen consumenten vaker buiten de deur eten. Als het verslechtert, geldt het omgekeerde.
- Events en de actuele weersverwachting: informatie over events en de actuele weersvoorspelling zijn 24/7 zichtbaar in de personeelsplanning software. Wordt het stralend mooi weer of is er een event in de buurt? Dan heb je meer medewerkers nodig! En slaat het weer toch ineens om? Wijzig je planning en voorkom overbodige personeelskosten.
3. Verhouding personeel en kosten
Te veel of te weinig personeel, kan een hoop geld kosten. Als je een goed beeld hebt van je organisatie via stap 1 en 2, kun je gaan kijken hoeveel medewerkers er nodig zijn voor de perfecte gastvrijheid. Personeelskosten zijn vaak de grootste kostenpost. Daarom is het van belang rekening te houden met de verwachte omzet en personeelskosten.
Personeelsplanning software horeca helpt je strategisch te plannen en geeft je continu inzicht in je personeelscijfer. En bijvoorbeeld dag-, week-, maand- en jaarbudgetten die meteen laten zien hoe je huidige planning aansluit om grip te houden op de kosten.
4. De juiste mensen op de juiste plek
Niet alleen voor je omzet wil je zo goed mogelijk plannen, je wil ook dat je gastbeleving in orde is. Dat je gasten niet lang moeten wachten om een bestelling te plaatsen bijvoorbeeld.
Jouw personeel is het visitekaartje van het bedrijf en bepaalt het succes van jouw zaak. Daarom is het belangrijk dat de juiste medewerkers op de juiste plek staan. Dat Milou als ervaren barmedewerker achter de bar staat en niet in de keuken. En de wat jongere weekendhulp als runner ingezet wordt. In booq Personeelsplanner kun je afdelingen en skills aan medewerkers koppelen, zodat je altijd zorgt dat de juiste posities met de juiste mensen worden ingevuld.
5. Extra kansen om van je personeelsplanning horeca een succes te maken
Wees je bewust dat een optimale personeelsplanning enorme invloed heeft op je succes. Online planningssoftware zit bomvol functionaliteiten die zonde zijn om niet te benutten:
- Medewerkers roosteren zelf via de app: de medewerkers-app maakt het mogelijk om pushberichten te sturen over open diensten die je personeel zelf kan invullen. Ook kunnen zij eenvoudig verlof aanvragen of onderling diensten ruilen.
- Uren registreren via de klok of app: het bijhouden van gewerkte uren, oftewel begin- en eindtijden registreren, word je erg gemakkelijk gemaakt. Dit kan via een tijdregistratieklok of doen medewerkers zelf via de app.
- Koppel met de loonadministratie: dankzij een koppeling met je loonadministratiepakket (bijv. AFAS, Exact of Unit4) komt de data van gewerkte uren en salarissen automatisch op de juiste plek. Foutloos en snel, want je bent direct klaar om te verlonen.
