Café Fonteyn biedt een steady service dankzij goedwerkende systemen
Café Fonteyn is al bijna 30 jaar een warm en gezellig café met vriendelijk personeel en een ruim terras aan De Nieuwmarkt in Amsterdam. “We hebben een groot en druk café. Daarom willen we zeker zijn van een goedwerkend kassasysteem. Ook het op efficiënte wijze werkroosters kunnen maken, uren registreren en verlonen is voor ons heel belangrijk.” Eigenaresse Rosa Lieve Burger vertelt over hun keuzes op het gebied van automatisering.
Rosa’s liefde voor de horeca zit diep. Op piepjonge leeftijd was haar eerst bijbaantje in een hotel in Noordwijk. Als ze naar Amsterdam verhuist is het Café Fonteyn waar ze met veel plezier aan het werk gaat. Ze groeit door naar (assistent) bedrijfsleider en is inmiddels mede-eigenaar. “Café Fonteyn is een feestje. Het is hier constant druk en gezellig. Op het terras kunnen we bijna 150 mensen kwijt en binnen hebben we 15 kleinere tafels, een lange stamtafel en de bar waar mensen aan kunnen plaatsnemen. Een goedwerkend kassasysteem is dan een absolute must.”
Kassasysteem-wensen: snel, overzichtelijk en ‘hufterproof’
“Toen we toe waren aan een nieuw kassasysteem hebben we een wensen- en eisenlijst gemaakt en verschillende partijen vergeleken. We zochten een systeem dat snel is, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk én hufterproof; oftewel tegen een stootje kan. Daarnaast wilden we zeker zijn van goede service, zodat problemen snel oplost worden als er eens wat is. booq POS stak er met kop en schouders bovenuit qua functionaliteiten. En met leverancier Eijsink hadden we al goede ervaringen op het gebied van service. De keuze was daardoor eenvoudig.“
Net zo makkelijk als een smartphone
"De gebruiksvriendelijkheid van booq is fantastisch. De vorige handhelds werkten met het T9 sms-systeem. Voor ieder product moest je weer een nieuwe ‘logische’ code bedenken, die uiteraard nooit voor iedereen logisch was. En de iets oudere garde is opgegroeid met die sms-functie, maar de nieuwe generatie niet. Dat maakt dat die manier van werken lastig eigen te maken is. booq POS werkt in feite als een smartphone qua swipen en tikken. Iedereen heeft tegenwoordig natuurlijk een smartphone, dus dat is heel bekend en vertrouwd. Waar we bij de Vectron 1,5 uur uittrokken om het systeem uit te leggen, zeggen we nu: ‘hier heb je de handheld, ga maar aan de slag’. Het is helemaal van nu.”
De visuele backoffice is een wereld van verschil
“Het grootste verschil voor mij als leidinggevende is de backoffice van booq. Het indelen van de kassa en het doorvoeren van aanpassingen werkt veel eenvoudiger dan bij het vorige systeem. Dat werkte via allerlei ingewikkelde scripts, waardoor ik altijd de helpdesk moest bellen om een wijziging door te voeren. De booq Backoffice is veel visueler en logischer ingericht. Ik kan het nu zelfstandig beheren en dat scheelt me veel tijd.”
Schaalbaar dankzij modules
“Ik vind het ook erg fijn dat booq verschillende modules (de zogenoemde booq Bricks -red.) heeft. Ik betaal dus gewoon alleen voor de onderdelen die ik nodig heb, maar als ik in de toekomst wil uitbreiden met bijvoorbeeld QR-bestellen, is dat eenvoudig te integreren. booq POS is ook te koppelen met andere oplossingen buiten het booq Platform. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van een koppeling met de tapautomatisering van Van Duijnen. De barmedewerkers zien dan plussen en minnen op het scherm bij ieder biertje dat wordt aangeslagen en ieder biertje dat wordt getapt. Ze maken er een sport van om op de 0 te blijven.”
Snel personeel plannen en verlonen
“De mogelijkheid om systemen te integreren en het hebben van één leverancier, en dus één aanspreekpunt, zijn redenen waarom we zijn overgestapt op de booq Personeelsplanner. We hadden eerder al de switch gemaakt van roosters maken in Excel naar een personeelsplanner tool. Dat beviel aardig, maar het duurde relatief lang voordat we nieuwe medewerkers konden verlonen. De booq Personeelsplanner synchroniseert meerdere keren per uur met ons salarisadministratiepakket NMBRS. Waar ik eerder een nieuwe medewerker moest aanmelden bij de boekhouder en moest wachten tot alles was verwerkt, kan ik met de booq Personeelsplanner gewoon zélf een personeelskaart aanmaken en een nieuwe medewerker dezelfde dag nog inplannen als dat nodig is. Het werkt veel sneller en flexibeler.”
Handige standaardroosters
“Ook de mogelijkheid om met standaarsroosters te werken is fijn. We werken met een aantal standaardroosters, afhankelijk van de verwachte drukte op basis van de dag van de week en bijvoorbeeld de weeromstandigheden. Op vrijdagmiddag en -avond staat er bijvoorbeeld altijd iemand extra achter de bar en in het weekend meer mensen in de keuken. Over de aantallen hoeven we dan niet na te denken. We weten precies wat we wanneer aan personele bezetting nodig hebben.”
Foutloos uren registreren en verlonen
“Daarnaast gebruiken we de tijdregistratieklok om de gewerkte uren bij te houden. Medewerkers klokken daarop in en uit met de persoonlijke pasjes die bij de klok hangen. Als je inklokt, verhang je jouw pasje naar de rij ‘ingeklokt’. Is jouw shift klaar? Dan klok je uit en gaat je pasje terug naar de rij ‘uitgeklokt’ en kun je een drankje gaan drinken als je dat wilt. Deze werkwijze is heel overzichtelijk. De teamleider ziet in één oogopslag wie is vergeten in te klokken en dat kunnen we dan snel corrigeren. Na goedkeuring gaan de uren geautomatiseerd door naar NMBRS en vindt de uitbetaling plaats. Dat werkt heel mooi.”
