Een nieuw kassasysteem? Belangrijke overwegingen

Bepaal welke onderneming je bent en wil zijn

Je kassa systeem is een stuk technologie waarmee jij en je medewerkers dagelijks werken en een belangrijke succesfactor voor je bedrijf. Ben je op zoek naar een nieuw kassasysteem, doe dan een goede inventarisatie wie als onderneming bent en wil zijn.

Er zijn kassasystemen die ontwikkeld zijn voor een bepaalde branche en waar bepaalde features ingebakken zitten. Het kan zijn dat je nu één vestiging hebt maar het plan hebt om te groeien en je op multi-filiaal niveau wilt werken. Of dat je nu nog gasten alleen fysiek op locatie wilt laten bestellen en betalen, maar misschien toekomstig wel multi-channel wilt werken door middel van een geïntegreerde webshop. Breng je plannen in kaart en inventariseer ook welke randapparatuur je wilt koppelen: pinapparaten, bonprinters, scanners, kassalades... En denk ook na over het verder integreren van bedrijfsprocessen: misschien wil je je boekhoudpakket koppelen, de salarisadministratie of PMS-software.

Connectiviteit

Flexibiliteit en connectiviteit zijn twee belangrijke termen als het gaat om tevreden gasten. Met een vaste kassa op een bar verwerk je snel orders op looproutes, maar met een mobiele handheld kun je gasten snel van dienst zijn. En wat als de batterij van je handheld leeg is? Dan wil je de beschikking hebben over een vervangend device en de sessie kunnen overnemen. Allemaal elementen maar je rekening mee moet houden als het gaat om connectiviteit.

Tikken, swipen, drukken, sneltoetsen…Ga niet over een nacht ijs en probeer verschillende systemen uit. Vraag hierbij ook de mening van je medewerkers, want als zij snel en eenvoudig met het systeem werken, hebben ze meer tijd voor de gasten. En dat levert jou voordelen op!

Denk goed na over je investering

Ben je een startende ondernemer, dan heb je te maken grote investeringen en nog onzekere inkomsten. Misschien wil je dan liever geld op je kassasysteem besparen. Er zijn oplossingen in verschillende prijsklassen, maar let wel op de mate van service en support. Wanneer orders en data niet goed verwerkt worden en je boekhouding in het gedrang komt, wil je toch op elk moment bij de leverancier aan kunnen kloppen en niet voor verrassingen komen te staan.

Features

Het zal je niet verbazen dat het beheren van artikelen, verwerken van bestellingen en het afrekenen van orders onder basisfunctionaliteiten vallen die elk kassasysteem tegenwoordig bevat. Hoe mutaties worden verwerkt, of aanbiedingen ingesteld en vooraf gepland kunnen worden, en hoe omzetcijfers worden weergegeven, varieert per systeem. Bepaal dus goed welke functionaliteiten voor jou van belang zijn en waar de focus op ligt:

• Is er sprake van op rekening betalen en koppelen van debiteuren?
• Wil je werken met afbeeldingen of symbolen op functietoetsen?
• Heb je de voorkeur voor een kolomnweergave of tafelplattegrond?
• Wil je artikelen met gesplitste btw snel kunnen mixen, zoals een Bacardi Cola?
• Zijn voorraadnotificaties van belang?
• Wil je meerverkoop stimuleren door complementaire items te tonen?

Kijk verder dankzij data

Ook wanneer je als eigenaar of bedrijfsleider zelf niet aanwezig bent in de zaak, wil je toegang hebben tot belangrijke cijfers. Een online kassasysteem dat real-time data in een dashboard laat zien, is een uitkomst. Dit type kassasysteem is vaak cloudbased, de backoffice werkt op meerdere devices en er worden automatische back-ups en software-updates verstrekt.

Zie je kassasysteem dan ook als stuurmiddel. Door in de verkoopgeschiedenis trends te ontdekken. Door inzage in het personeelscijfer je bezetting te reguleren. Of succesvolle kwantumkortingen te herhalen.