Beachclub Far Out laat strandbedden reserveren via het reserveringssysteem
Beachclub Far Out is een gezellige, happy hang-out in Zandvoort voor een dagje strand. Maar ook luxe restaurant aan het water met heerlijk en goed eten. Dagelijks genieten gasten van een ontbijt aan de kust, knus familiediner of wijntje met vrienden bij de ondergaande zon. Het volume van 500 zitplaatsen buiten en 200 binnen vereist een efficiënte operatie van boeken, bestellen en bereiden. Remco Petersen, die samen met z’n broer Nick aan de leiding staat, vertelt waarom.
“Far Out is een familiebedrijf. Mijn ouders kochten de Beachclub 12 jaar geleden, toen ik 15 jaar was. Vanuit Dordrecht verhuisden we naar Zandvoort en als gezin draaiden we Far Out. Mijn ouders hebben nog altijd een vinger in de pap hoor. Zo komt de warme, gezellige styling van het strandpaviljoen uit handen van mijn moeder. Ibiza – waar we al jaren komen – is met haar natuurlijke materialen, gevlochten meubelen en groene accenten de inspiratiebron. Ieder seizoen investeren we in upgrade van het interieur, onze gasten komen graag terug om de veranderingen te bekijken.
Far Out is niet alleen een plek voor gasten uit de buurt, dagjesgasten voor het strand en toeristen komen veelvuldig aanwaaien. Maar ook zakelijke gasten maken van Far Out hun werkplek of boeken events. “Zo zijn we in september voor 30% volgeboekt met exclusieve meetings, feesten en barbecues. Ons ongedwongen strandgevoel trekt aan. Tijdens de Formule 1 in Zandvoort is Far Out het hele weekend locatie voor een business club.”
Gasten reserveren strandbedden via het reserveringssysteem
“We werkten al eerder met een reserveringssysteem voor onze restauranttafels binnen, maar zijn vorig jaar gaan testen met reserveringen voor onze terrastafels. Je zult begrijpen dat er met name op zonnige dagen meer vraag is dan aanbod. Door te reserveren voor het terras weten gasten zeker dat ze een plekje buiten hebben veroverd. Wij rekenen hiervoor op piekmomenten – tijdens de lunch en diner - €2,50 reserveringskosten per gast. Dit hebben we goed getest, zowel het effect op de winst als mondelinge reacties van gasten. Het grote voordeel van deze ‘aanbetaling’ is dat we bijna geen no-shows hebben. Als je dit naast de reserveringen in het restaurant legt, is het aantal no-shows 3/4 keer zoveel. Ook gebruiken we het ‘extra’ budget om extra personeel in te zetten.
Naast het reserveren van tafels maakt reserveringssysteem booq Tafelreservering het voor ons mogelijk om onze luxe loungebedden met parasol – waar bediend wordt – en reguliere strandbedden met een windscherm – waar via een QR-code besteld kan worden – vooraf te laten reserveren. Dit doen gasten vaak al 2 weken van te voren, ongeacht of ze weten of het mooi weer wordt, omdat ze bang zijn dat ze een bed mislopen. Ze betalen vooraf en wij kunnen per dag exact de reserveringen uitlezen. Dat werkt erg prettig, voor ons en de gast!”
Boeken, bestellen, bedienen en betalen
“Onze hele maatschappij is gewend dat het snel gaat. Als je iets online bestelt, kan het twee uur later thuisbezorgd worden. Dit merk je terug in de horeca. Gasten die tien minuten of een kwartier moeten wachten op hun bestelling, hebben hier geen begrip voor. Dus kun je je dat als horecaondernemer niet permitteren. Niet voor je omzet en niet voor de doorloopsnelheid. Hoe minder tijd je verliest, hoe meer gasten afnemen in dezelfde tijd. Alle processen moeten gemakkelijk en snel werken. Ons vroegere kassasysteem werkte met T9-invoer, bekend van het sms’en. Onze ervaren medewerkers kunnen hier uitstekend mee uit de voeten, maar de training van de jongere generatie en het moeten onthouden van afkortingen werd steeds problematischer. Zij groeien op met swipen en tikken. Daarom zijn we overgestapt op de intuïtieve software van booq POS. Het werkt altijd. Geen softwarematige fouten, geen onvrede bij gasten en geen verlies of schade.”
Veranderende door corona en technologische ontwikkelingen
“Ten opzichte van geholpen worden door een leuke ober, gaat bestellen via een QR-code ten koste van de beleving. QR-bestellen was daarom voor ons echt een no-go. Het idee is door de coronatijd veranderd en zowel door ons als de gasten breder geaccepteerd. Zelf bestellen is prettiger omdat het als veiliger wordt ervaren. In onze zaak fungeert QR-bestellen als aanvulling, gasten hoeven het niet te gebruiken. Het percentage omzet wat via QR-codes wordt besteld is gegroeid van 5 naar 10%. Voor nu is de personele bezetting gelijk, op termijn zal er wat ons betreft een omslagpunt zijn.“
De rol en meerwaarde van digitalisering
“De rol van digitalisering op handelingssnelheid is groot. Voor ons is het gebruik van dit soort software cruciaal. We hebben een terras van 2000 m2, zonder digitalisering zoals handhelds worden processen vertraagd. Als je het hele terras over moet om een bestelling aan de bar of keuken door te geven worden er drie á vier minuten verloren. En die zijn uiteindelijk heel kostbaar als je in jouw wijk van 50 gasten in een uur minder bestellingen kunt opnemen. Dit soort processen moet je niet uit het oog verliezen.
Heel veel rust en overzicht voor ons team op de vloer. Dat zie je terug in de snelheid van bedienen en de afstemming tussen keuken en bediening. Waardoor iedereen met veel meer plezier zijn werk doet en meer persoonlijke aandacht heeft voor de gast.
Omdat alle systemen met elkaar ‘praten’, is een bestelling in één seconde op de plek waar het wordt klaargemaakt. Dat garandeert de beste kwaliteit van een gerecht. Onze gasten krijgen binnen 10 á 15 minuten een kwalitatief hoogstaand hoofdgerecht, zelfs als er 300 gasten op het terras zitten. Stroomlijn je het proces van bestellen, bereiden en uitserveren niet, en worden die 15 minuten vertraagd naar 25 minuten, dan worden de wachttijden lang. Naast handhelds werken we met de digitale werkschermen van de booq Bar- en Kitchen Manager. Door de data, zoals bereidingsduur van gerechten, geven we op korte termijn sturing. Dat geldt ook voor data uit ons pos kassasysteem en reserveringssysteem, hiermee sturen we ons bedrijf.”
