Lebkov & Sons gebruikt data om betere bedrijfsresultaten te behalen

Scherper inkopen, minder waste

“Data geeft je zoveel aanknopingspunten om je zaak gericht naar een hoger niveau te tillen”, begint Eva direct enthousiast. “Het geeft ons heel eenvoudig inzicht in bijvoorbeeld het aantal verkochte broodjes tonijnsalades per locatie per dag en tijdstip. Op basis van die informatie bereken ik precies hoeveel we voor iedere locatie moeten inkopen. Sinds we hier op deze manier naar kijken, kunnen we veel scherper inkopen en dat maakt – zeker met verse, beperkt houdbare producten – veel verschil. Bovendien is onze waste met 75% verminderd en dat sluit goed aan bij onze wens om onze footprint zo klein mogelijk te houden."

Wat kunnen locaties van elkaar leren?

"Door de locaties naast elkaar te leggen, kunnen we ook eenvoudig inzoomen op de resultaten. Wat is de gemiddelde omzet per locatie? Hoe is die verdeeld over de dagen van de week en de uren van de dag? Wat is de gemiddelde omzet per order, wat zijn de hardlopers overal en hoe kunnen we die verschillen en overeenkomsten verklaren en er van leren?"

Forecasten en het assortiment optimaliseren

"We gebruiken de data ook om ons assortiment te optimaliseren. Een rapportage- en analysetool als booq BI biedt ons bijvoorbeeld in één oogopslag inzicht hoeveel procent van de totale omzet uit een bepaalde categorie komt en bijvoorbeeld inzicht in de top 10 omzetmakers. Dan kijken we hoeveel marge eigenlijk op die producten zit. En als blijkt dat de grootste omzetmakers géén mooie marge hebben, dan is het zaak om daar wat mee te doen.

Assortimentsuitbreidingen doen we altijd op basis van forecasts. Een nieuwe sandwich bieden we bijvoorbeeld eerst aan als ‘sandwich van de week’. En zien we in de cijfers terug dat het een hardloper is, dán nemen we dit product op in ons assortiment. Zo blijven we continu kijken naar de juiste balans tussen verkoop en marge en het optimaliseren van ons aanbod."

Nuttige info voor volgende locaties

"Die informatie over de prestaties en omzetopbouw van onze verschillende locaties kunnen we zélfs gebruiken om te bepalen wat voor type locatie de volgende gaat worden en op welke plek. We hebben verschillende type locaties. Onze ene locatie is meer gericht op to go, de ander meer op ter plekke genieten. Als we dan inderdaad terugzien in de cijfers van Utrecht dat 50% van de omzet gemaakt wordt met koffie, dan kunnen we concluderen dat we op een soortgelijke locatie afkunnen met minder ruimte en een kleiner assortiment, waardoor we minder kosten maken en sneller rendabel zijn."

Op het juiste moment bereiden

"Het is ook gewoon praktisch om inzicht te hebben in je verkoopcijfers. Als ik weet dat we in Leiden op woensdag gemiddeld 18 broodjes tonijn verkopen, waarvan 90% tussen 12:00 en 14:00 uur, weten we precies wanneer we deze klaar moeten maken. Dat betekent geen wachttijd voor de gasten én dat alles supervers is."

Het juiste aantal medewerkers inplannen

"En omdat ik weet hoe de verkoop en drukte fluctueert over de dagen, kan ik ook altijd het juiste aantal mensen inroosteren. En zie ik dat het totale aantal verkopen stijgt, dan is dat ook een teken om meer mensen in te plannen om de juiste mate van gastvrijheid, kwaliteit en snelheid te kunnen bieden. Zeker als er ook nog eens mooi weer voorspeld is!"

Het resultaat van acties bijhouden

"Een goede Business Intelligence tool zoals booq BI maakt het makkelijker om het effect van promoties te bekijken. Als we bepaalde juices promoten, kunnen we het effect daarvan in één oogopslag zien. Zo bepalen we of een kortingsactie voor UberEats of Deliveroo loont.”

Wat raad je andere ondernemers aan die meer data-driven willen werken?

“Houd het behapbaar! Kijk bijvoorbeeld eerst eens goed wat je elke dag verkoopt. Zijn dat inderdaad producten waarvan de marge goed is, óf moet je je menukaart aanpassen. Wat heb je precies aan voorraad nodig? Kun je slimmer inkopen? Met dat soort bevindingen kun je gericht belangrijke optimalisaties doorvoeren en vanuit daar onderneem je verder.

Omdat ik data heel interessant vind, ben ik begonnen met het ontwikkeling van Excelbestanden waarin wij onze resultaten konden bijhouden en bijvoorbeeld kunnen uitrekenen wat we per locatie nodig hebben. Dankzij de ontwikkeling van booq BI, kost het nu minder tijd om trends in de data te zien en hierop te acteren. Het helpt ons om niet te sturen op aannames, maar op feiten, want we groeien liever langzaam en goed dan te snel.”

Over Eva Akkerhuis

Eva is dol op cijfers en de werking van het menselijk brein. Na het VWO, Economie en Maatschappij, en de bachelor Pedagogische Wetenschappen kiest ze voor de Masteropleiding Brain & Cognition in Society met een stukje programmeren. Ze gebruikt haar kennis en de beschikbare data om Lebkov & Sons meer efficiënt, duurzaam en rendabel te maken. “Het fijne van booq BI is dat het heel adaptive is. Als ik bijvoorbeeld inzoom op de omzet per dag, veranderen alle grafieken en tabellen mee. Dat maakt het eenvoudig om de juiste info eruit te halen.”

Over booq BI

Lebkov & Sons maakt gebruik van booq BI om de organisatie gericht te sturen. booq BI is de Business Intelligence tool van het booq Platform. Alle data die gelogd wordt in booq POS, wordt hier middels tegels met overzichtelijke grafieken, diagrammen en trendlijnen aan je gepresenteerd. booq kent diverse standaard dashboards die ieder informatie tonen over periodes, locaties, producten en medewerkers. Nog verder de diepte in? Dan zoom je eenvoudig in en veranderen de andere tegels mee. Iedere booq-gebruiker krijgt gratis toegang tot booq BI Basis.